1. Objetivo
El presente documento tiene por finalidad:
Establecer los lineamientos necesarios que permitan contar con adecuados mecanismos para la prevención y control del lavado de activos y del financiamiento al terrorismo (en adelante, “PLA/FT”).
Dar cumplimiento a las regulaciones vigentes en materia de PLA/FT.
Mitigar los riesgos reputacionales o aquellos que puedan afectar negativamente la imagen de la marca, en general, y/o en particular.
2. Alcance
El presente procedimiento deberá ser aplicado por todos los empleados y funcionarios de la entidad que, directa o indirectamente, mantengan contacto con los clientes de la marca y/o deban recabar información y documentación de o acerca de éstos.
Asimismo, lo establecido en el presente documento regirá para todas las transacciones y operaciones realizadas por la Entidad que se encuadren en la normativa vigente en la materia.
3. Bases
Este procedimiento ha sido elaborado en base a lo establecido en las regulaciones vigentes en materia de PLA/FT.
4. Gestión del riesgo
4.1. Autoevaluación de Riesgos
Conforme lo establecido en la RES 14/2023 de la UIF, el Oficial de Cumplimiento de la Compañía elaborará anualmente un informe técnico denominado Autoevaluación de Riesgos, el cual contendrá las características y procedimientos de la metodología de identificación y evaluación de riesgos que LA ENTIDAD vaya a implementar, considerando todos los factores relevantes para determinar el nivel general de riesgo y el nivel apropiado de mitigación y monitoreo a aplicar. También tendrá en consideración la información suministrada por la UIF u otras autoridades competentes acerca de los riesgos de LA/FT, los resultados de las Evaluaciones Nacionales de Riesgo de LA/FT/FP y sus actualizaciones, como así también otros documentos en los que se identifiquen riesgos vinculados con el sector, tipologías y/o guías elaboradas por organismos nacionales e internacionales
La Autoevaluación de Riesgos deberá ser aprobada por Directorio y enviada a la UIF, una vez aprobado, antes del 30 de abril de cada año.
4.2. Factores de Riesgo
A los fines de confeccionar la Autoevaluación de Riesgos, LA ENTIDAD considera los resultados de la Evaluación Nacional de Riesgos y los riesgos identificados que son agrupados en las siguientes secciones:
I. Cumplimiento del Programa PLA/FT
II. Clientes
III. Productos y servicios
IV. Canal de distribución / Vinculación
V. Zona Geográfica
VI. Requerimientos de información
VII. Política de conozca a su cliente / Recaudos especiales
VIII. Sistema de Monitoreo
IX. Reporte de operaciones sospechosas
X. Prevención del Financiamiento del Terrorismo
XI. Estructura de Cumplimiento
XII. Política de conozca a su empleado
XIII. Áreas y/o servicios vulnerables a maniobras LAyFT
XIV. Infraestructura tecnológica
Cada uno de estos factores contiene sub factores que integran cada una de las secciones de riesgo establecidas en la Matriz de Riesgo Entidad.
5. Procedimiento de identificación y conocimiento del cliente
Constituye la primera y más elemental de las medidas para evitar el lavado de dinero. Comprende no solamente la formal identificación personal del cliente, sino también el conocimiento de su negocio y actividades.
En consecuencia, toda operación que se concrete debe basarse en el conocimiento de la clientela, prestando especial atención a su comportamiento con el propósito de evitar que la Compañía pueda ser utilizada para el lavado de dinero.
5.1 Determinación del tipo de cliente por tipo de operatoria
Asistencia crediticia a cliente recurrente o no cliente.
Operaciones de préstamos realizadas originadas en otras entidades financieras
Ingresos provenientes de alquileres.
Venta de bienes a terceros
Operaciones de call money realizadas con entidades financieras.
Operaciones de fondos provenientes de billeteras.
Operaciones vinculadas con acuerdos de cooperación suscriptos con entidades financieras y compañías aseguradoras.
5.2 Requisitos mínimos de información y documentación para clientes
PERSONAS FISICAS
| Datos / Documentación | Documentación de respaldo | |
| Nombre y apellido completos | DNI | |
| Fecha y lugar de nacimiento | DNI | |
| Nacionalidad | DNI | |
| Sexo | DNI | |
| Tipo y número de documento | DNI | |
| CUIT/CUIL/CDI | Información provista por el cliente en carácter de declaración jurada | |
| Domicilio real | Información provista por el cliente en carácter de declaración jurada | |
| Teléfono | Información provista por el cliente en carácter de declaración jurada | |
| Correo electrónico | Información provista por el cliente u obtenida en carácter de declaración jurada. | |
| Estado civil | Información provista por el cliente u obtenida en carácter de declaración jurada. | |
| Actividad laboral o profesional principal | Información provista por el cliente u obtenida en carácter de declaración jurada. | |
| Sujeto obligado | Información provista por el cliente u obtenida en carácter de declaración jurada. | |
| Persona expuesta políticamente | Información provista por el cliente u obtenida en carácter de declaración jurada. | |
PERSONAS JURIDICAS
| Datos / Documentación | Documentación de respaldo |
| Denominación o razón social | Estatuto o contrato social |
| Copia del instrumento de constitución y/o estatuto social actualizado | Estatuto o contrato social certificado por escribano o por la Entidad. |
| Fecha y número de inscripción registral | Oblea de la Inspección General de Justicia o del Registro de Personas Jurídicas adjunta al estatuto o contrato social. |
| CUIT (en caso de corresponder) | Constancia de inscripción u otro formulario oficial emitido por AFIP. |
| Actividad | Actividad Principal y secundarias |
| Domicilio legal
Domicilio real |
Estatuto o contrato social certificado por escribano o por la Entidad o datos obtenidos de agencias de bureau de crédito. |
| Correo electrónico | Correo electrónico de contacto |
| Teléfono de la sede social | Información provista por el cliente en carácter de declaración jurada u obtenida de los informes del bureau de crédito |
| Representantes legales, autoridades, apoderados y/o autorizados por el cliente (aplica reglas previstas para la identificación de personas humanas) |
Actas donde se trate la conformación de los miembros integrantes del órgano de administración. Otros apoderados o autorizados para operar con nuestra Entidad e indicados específicamente por el cliente en la DDJJ de Personas Jurídicas. Registro de accionistas o documentación similar. |
| Titularidad del capital social | Registro de accionistas o documento similar. Estatuto |
| Personas físicas que ejerzan el control real directa o indirectamente | Información provista por el cliente u obtenida en carácter de declaración jurada. Estatuto |
| Identificación de Propietarios / Beneficiarios Finales1 | Información provista por el cliente. A los fines de identificar a/los beneficiarios finales de los Clientes, éstos deberán presentar una declaración jurada conteniendo los siguientes datos: nombre/s y apellido/s, DNI, domicilio real, nacionalidad, profesión, estado civil, porcentaje de participación y/o titularidad y/o control, DDJJ condición PEP y CUIT/CUIL/CDI en caso de corresponder |
| Persona expuesta políticamente | Información provista por el cliente u obtenida en carácter de declaración jurada. Esta declaración deberá ser completada y firmada por:
Máximo responsable del órgano de administración del cliente, y/o Apoderado expresamente indicado/s por el cliente en la DDJJ de Personas Jurídicas, y/o Autorizados por el cliente para operar directamente con nuestra entidad y que hayan sido expresamente indicado/s en la DDJJ de Personas Jurídicas, y/o |
5.3 Cotejo con Bases de Terroristas
Antes de iniciar la relación comercial con el cliente se deberá verificar que el mismo no se encuentre incluido en los listados de terroristas y/u organizaciones terroristas que figuren en las Resoluciones del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas o en el Registro Público de Personas y Entidades Vinculadas a Actos de Terrorismo y su Financiamiento (RePET) perteneciente al Ministerio de Justicia de la Nación.
El proceso se realiza mediante la herramienta denominada Fircosoft que utiliza el área de Cumplimiento – Prevención Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.
Debido que todo cliente de la Compañía requiere obligatoriamente de una cuenta monetaria en Banco para el débito de las cuotas, es en la apertura de esta cuenta cuando se realiza el control anteriormente mencionado, el cual impide que el cliente se vincule a la entidad si se encontrare en los listados de terroristas y/u organizaciones terroristas.
Además, durante toda la duración de la operación se realizan los siguientes controles:
Filtrado diario de los clientes que se dan de alta en el Banco en el día contra las listas corporativas de terroristas.
Filtrado semanal de todos los clientes activos, morosos, y con status en blanco (“ “), del Banco + los clientes ocasionales contra las variaciones de las listas corporativas de terroristas.
Si de las búsquedas mencionadas apareciera algún cliente que se encuentra en alguna de las listas de terroristas el área de Cumplimiento Normativo– PLA/FT notificará de inmediato al Gerente de Riesgos y Compliance de la Compañía – en el marco de las tareas delegadas por el Oficial de PLA/FT – a los efectos de establecer si se trata de un homónimo o si aparecen otros indicios que hagan sospechar que la operatoria efectuada en la Compañía, se realiza con fondos relacionados a actividades terroristas. En este último caso, con la documentación y antecedentes del caso, se dará inmediata participación al Comité de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo a los efectos de resolver el reporte de la operación como Reporte de Actividad Sospechosa de Financiación del Terrorismo (RFT) ante la U.I.F. Dicho reporte se realizará en forma on-line, según lo establecido en la resolución de la UIF 51/2011.
La notificación a la UIF respecto del hallazgo detectado, deberá realizarse dentro de las 48 Hs corridas de producido la revelación.
5.4 Identificación de Personas Expuestas Políticamente (“PEP”)
De acuerdo la resolución de la UIF 35/ 2023 y sus modificatorias, y en cumplimiento con lo establecido en dicha normativa se deja constancia que la entidad ha ejercido la opción de implementar la Declaración Jurada según modelo proporcionado por el mencionado Ente Rector, ante la solicitud de operaciones de sus clientes, con el objeto de establecer si los mismos se encuentran comprendidos entre los supuestos dispuestos para ser considerados PEP.
Asimismo, también se utilizará la herramienta corporativa de búsqueda denominada NOSIS Compliance, la cual utiliza listas (terroristas y PEP’s) proporcionadas por la empresa World Check (www.world-check.com).
Se detallan a continuación los procesos regulares implementados respecto al cotejo con bases de PEP’s:
Filtrado diario de los clientes que se dan de alta en el día contra las listas corporativas de PEP’s.
Filtrado semanal de todos los clientes activos, morosos, y con status en blanco (“ “)+ los clientes ocasionales contra las variaciones de las listas corporativas de PEP’s.
Mensualmente el área de Cumplimiento Normativo – PLA/FT confeccionará un listado con el detalle de los clientes PEP’s del banco encontrados en los procesos de Fircosoft mencionados. Esta información será contrastada en forma automática por el sistema y
marcará coincidencias en la base de clientes de la entidad como PEP Lista. Adicionalmente se realizan regularmente los siguientes controles tendientes a identificar a los clientes PEP’s:
Diligencia reforzada para Clientes PEP
En el supuesto que una persona física declare ser PEP o se detectara tal condición como consecuencia de las consultas realizadas conforme lo descripto en el punto 5.4 o bien en las bases disponibles las cuales se mencionan en el Anexo V, el sector de Operaciones, previo a la liquidación del préstamo, deberá elevar el legajo del cliente al área de Riesgos (Compliance) de la entidad. Por su parte, Compliance deberá llevar a cabo un análisis del cliente, reforzando todas las medidas necesarias tendientes a: (i) determinar la razonabilidad y justificación económica y jurídica de la operatoria en relación a la actividad y nivel de ingresos del cliente, (ii) verificar la inexistencia de antecedentes negativos en materia de lavado de dinero y/o delitos precedentes de lavado y/o financiamiento al terrorismo, y (iii) prestar especial atención a las transacciones realizadas que no guarden relación con la actividad declarada y con el perfil como cliente.
Concluido el análisis, Compliance emitirá una opinión debidamente fundada sugiriendo o no el desembolso del préstamo a favor del cliente PEP.
5.5 Control de Nacionalidad y/o Residencia de Países Sancionados
Cuando en el alta de un cliente su nacionalidad y/o residencia coincida con determinados países identificados por el Grupo de Acción Financiera Internacional (“GAFI”) o incluidos en los listados corporativos como países o jurisdicciones de muy alto riesgo, el cliente no podrá contratar productos con la entidad.
Cuando en el alta de un cliente la nacionalidad y/o residencia del mismo coincida con determinados países aparecerá en la pantalla la siguiente leyenda: País Sancionado – Alta sujeta a aprobación de Prevención Lavado de Dinero.
El cliente no podrá contratar productos hasta la aprobación de PLD, quien recibirá un mail automático con los datos del cliente para analizarlo. El plazo de respuesta del sector PLD no podrá exceder las 48Hs.
5.6 Operaciones con otros sujetos obligados
Al momento de la vinculación de clientes deberán solicitar, en cumplimiento de la Resolución de la UIF 14/2023 Art 32, AML6 la siguiente documentación:
DDJJ en donde se indique si el cliente reviste condición de Sujeto Obligado ante la UIF, y si cumple con la normativa vigente en materia PLA/FT.
Constancia de inscripción ante UIF en su condición de sujeto obligado.
Esta declaración debe cumplimentarse en forma obligatoria tanto en los casos que el cliente se encuentre alcanzado por las condiciones como en aquellos que no lo estén. En el caso que el cliente declare ser Sujeto Obligado deberá adjuntar la constancia de Inscripción ante la UIF.
En el supuesto que el cliente se declare sujeto obligado y no esté inscripto en la UIF, la Compañía no podrá dar inicio a la relación comercial hasta tanto presente la documentación indicada. Asimismo, deberá cumplimentar en el sitio web de la UIF el
“Reporte de registración y cumplimiento por parte de los sujetos obligados.
5.7 Perfil del cliente
La asignación del riesgo de los clientes es realizada automáticamente por el aplicativo corporativo Distrito Financiero – Plataforma QBS
Los parámetros y variables utilizadas para la determinación del perfil de cliente y su nivel de riesgo se encuentran incorporados en el Anexo VII – Perfil de Clientes.
5.8 Debida Diligencia
La Resolución UIF 14/2023 establece las debidas diligencias a aplicar de acuerdo a la calificación de riesgo de los clientes. No obstante, la operatoria de la entidad se basa en el otorgamiento de préstamos mediante métodos específicos de evaluación (sistemas de “screening” y modelos de “credit scoring”), regulados por el texto ordenado Gestión Crediticia del BCRA, donde se determina la documentación a solicitar a los clientes.
5.9 Identificación de otros tipos de clientes
En el caso de otros tipos de Clientes, la Compañía deberá seguir las reglas de identificación que se describen en el Anexo VIII “Identificación de otros tipos de clientes”.
5.10 Actualización periódica de legajos y conservación de documentación
Frecuencia de actualización de legajos
El perfilado de clientes mediante la herramienta QBS que comienza con el control de Biometría y verificación RENAPER determina el Riesgo LA/FT de todos los clientes. La entidad tiene como política documentar integralmente el cliente ante cada nueva operatoria, de modo que posee una política exhaustiva de conformación de legajos de clientes que no requiere la actualización de los mismos ni establecer una periodicidad a tal fin.
Ello, por cuanto la relación comercial con el cliente se basa solamente en el pago periódico de las cuotas o movimientos de la cuenta billetera, a partir del ingreso predicho – no se requiere documentación específica al respecto – que posibilita el otorgamiento de los préstamos que comercializa, y que todo nuevo evento (nueva solicitud de préstamo o cancelación anticipada por sobre parámetros establecidos), conlleva el pedido de toda la documentación respectiva, independientemente del nivel de riesgo de los clientes.
Conservación de la documentación
a. Los documentos acreditativos de las operaciones realizadas por Clientes y sus legajos se conservarán por un plazo de diez (10) años, contados desde la fecha de la operación.
b. La documentación de los Clientes recabada a través de los procesos de Debida Diligencia se conservarán por un plazo de diez (10) años, contados desde la fecha de desvinculación del Cliente.
6. Actividades de Control, Monitoreo y análisis de casos
6.1 Generación de alertas
El Comité PLA/FT será responsable por la implementación y administración de un sistema de alertas, diseñado en base al tipo, volumen y complejidad de operaciones de la Entidad, pudiendo determinarse operaciones consideradas inusuales de acuerdo a los parámetros fijados por el citado Comité.
Dichos parámetros, son de carácter confidencial, encontrándose exclusivamente a disposición del Oficial de Cumplimiento y demás miembros del Comité PLA/FT.
La cancelación anticipada de préstamos es la operación más relevante dentro de la actividad de la entidad, que puede ser susceptible de ser utilizada para el lavado de dinero.
6.2 Reporte de operaciones sospechosas y de financiamiento del terrorismo
El ROS deberá ser fundado y contener una descripción de las circunstancias por las cuales se considera que la operación detenta tal carácter.
El Gerente de Riesgos y Compliance y/o Analista de Compliance – en el marco de las tareas delegadas por el Oficial de PLA/ FT, previa instrucción del Comité PLA/FT ingresará, a través de la página web de la UIF www.uif.gob.ar, las operaciones sospechosas detectadas y oportunamente reportadas a dicho Comité.
La entidad deberá conservar toda la documentación de respaldo de los mismos, la que permanecerá a disposición de la UIF y será remitida dentro de las 48 horas de ser solicitada. En el supuesto que una operación de reporte sistemático sea considerada por la entidad como una operación sospechosa, deberá formular los reportes en forma independiente. Los ROS son confidenciales y no podrán ser exhibidos ante los organismos de control de la actividad; excepto para el caso del BCRA cuando actúe en algún procedimiento de supervisión, fiscalización e inspección in situ.
Plazo para el reporte de operaciones sospechosas de lavado de activos
Se establece que los Reportes de Operaciones Sospechosas deben efectuarse conforme lo dispone el artículo 21 de la ley 25.246, en el plazo de 150 días corridos a partir de la operación realizada o tentada.
Sin perjuicio del plazo máximo de 150 días corridos para reportar hechos u operaciones sospechosos de lavado de activos, se deberá reportar todo hecho u operación sospechosa de lavado de activos dentro de los QUINCE (15) días corridos, contados desde la calificación como tales.
Plazo para el reporte de operaciones sospechosas de financiación del terrorismo
Respecto de la presentación del Reporte de Financiación del Terrorismo será de 48 horas a partir de la operación realizada o tentada, habilitándose días y horas inhábiles al efecto.
6.3 Deber de Confidencialidad
El personal de la entidad que haya comunicado una operación sospechosa tiene la obligación, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley 25.246 y con independencia del secreto bancario que impone la Ley de Entidades Financieras, de guardar reserva y bajo ningún concepto revelar ni a los clientes ni a terceros ningún tipo de información relacionada con el hecho denunciado.
6.4 Reportes de información y Cumplimiento de Requerimientos
6.4.1 Reportes de información
El Gerente de Riesgos y Compliance y/o Analista de Compliance informará a la UIF a través del sistema de reporte de operaciones (SRO) en la página web www.uif.gov.ar y al BCRA las operaciones detalladas a continuación:
Reporte Sistemático Mensual
Se informarán mensualmente los nuevos clientes y/o la baja de los clientes ya existentes, producidos en el mes calendario inmediato anterior hasta el día QUINCE (15) de cada mes.
Reporte de operaciones sospechosas al BCRA
Trimestralmente, el sector de Riesgos y Compliance deberá reportar al BCRA respecto a la existencia de operaciones sospechosas a través del Régimen Informativo – ROS (reporte de operaciones sospechosas) con el diseño 2024 establecido por el BCRA. El mencionado reporte deberá incluir las mismas operaciones reportadas a la UIF al respecto, según lo establecido en la sección precedente.
Reporte Sistemático Anual
La entidad remitirá anualmente un reporte conteniendo la siguiente información:
a. Información general (razón social, domicilio, actividad, Oficial de Cumplimiento)
b. Información societaria/estructura
c. Información contable (ingresos / patrimonio)
d. Información de negocios (productos/servicios/canales de distribución/zona geográfica)
e. Información sobre tipos y cantidades de clientes
Dicho reporte se presentará utilizando las planillas implementadas por la UIF y hasta el día 15 de marzo de cada año calendario.
6.4.2 Cumplimiento de requerimientos:
Requerimientos UIF:
Diariamente personal de la Gerencia de Riesgos de la Compañía ingresará al Portal de la UIF a fin de verificar la existencia de notificaciones o requerimientos específicos dirigidos a la entidad, procediendo, en caso afirmativo, a informar al Oficial de Cumplimiento y a la gestión de lo requerido para su remisión a la UIF dentro del plazo otorgado.
Comunicaciones BCRA
La Gerencia de Riesgos es la encargada de la gestión de las Comunicaciones D, tanto en lo que respecta a su recepción como a su gestión y posterior respuesta, por medio del sistema que el BCRA habilita a tal fin, dentro del plazo otorgado por el regulador.
En caso de recibirse requerimientos específicos que difieran de los recurrentes mencionados en los apartados anteriores, los mismos serán notificados de forma inmediata al Oficial de Cumplimiento y gestionados por su staff de apoyo para su elaboración y respuesta (previa revisión del Oficial de Cumplimiento) dentro del plazo otorgado por la autoridad requirente.
6.5 PROCEDIMIENTO DE GENERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ALERTAS RETAIL
I. OBJETO DE MONITOREO
La política que hemos definido indica que son objeto de monitoreo todas las operaciones retail que registren cancelaciones anticipadas o pre cancelaciones (precan) por parte de un cliente (persona física o jurídica), ya sean operaciones a sola firma, con prenda o contratos de Leasing.
II. INPUT DE INFORMACIÓN
Las cancelaciones anticipadas o pre cancelaciones (precan), son solicitadas por el cliente a través de uno de los siguientes canales: Call center. Dicha solicitud, el cliente la formaliza mediante el envío del formulario Solicitud de Cancelación Anticipada completo y firmado a la casilla de email Distrito Financiero que es gestionada por la Gerencia de Ventas. La Gerencia de Ventas recibe el formulario firmado por el cliente solicitando la cancelación anticipada del préstamo. Un analista de dicha Gerencia, cambia el estado del préstamo de la operación en el sistema de “L” (Activo) a “P” (Pre cancelado) y el sistema automáticamente envía el pedido de débito de fondos a la cuenta registrada en el sistema del titular del préstamo. Si hay fondos suficientes, se realiza el débito y el préstamo a sola firma o prednda o leasing queda en estado “P”. De no haber podido debitar el monto de la pre cancelación, se informa al titular del préstamo que su pedido fue desestimado y el préstamo vuelve a estado “L”.
III. GENERACIÓN DE ALERTAS
Mensualmente, el sistema 4D genera un reporte automático en formato Excel donde se lista la totalidad de cancelaciones y pre cancelaciones efectivas efectuadas en el mes, y se indican cuáles deben ser tratadas como ALERTAS en base a los parámetros de monitoreo vigentes a esa fecha. Los parámetros de monitoreo utilizados para la determinación de alertas son:
Monto de la pre cancelación
Última cuota del préstamo abonada por el cliente
Condición de Persona Expuesta Políticamente (PEP) del cliente
Todos los parámetros se encuentran cargados en el sistema. El reporte mensual de alertas se genera automáticamente tomando en consideración los mismos. Todas las modificaciones de parámetros son analizadas y aprobadas por el Comité de PLAyFT de la compañía y quedan registradas en las correspondientes actas del Comité. Cuando el Comité PLAyFT de la entidad decide actualizar los parámetros de monitoreo, el analista de Compliance carga los nuevos parámetros en el sistema de acuerdo a lo aprobado por el mencionado Comité. En el reporte automático de alertas mensual se informan los
parámetros utilizados para la generación del archivo.
IV. ADMINISTRACIÓN DE ALERTAS
Paralelamente a la generación automática del reporte mencionado en el apartado anterior, el Analista de Compliance genera desde el sistema un reporte de cancelaciones anticipadas a las cuales le aplica los parámetros de monitoreo vigentes a esa fecha. Esta información, es volcada en una Planilla de Administración de Alertas
que contiene las siguientes secciones y campos:
La Planilla de Administración de Alertas posee dos controles o restricciones:
1) Se accede con clave, para que solo pueden acceder a ella el analista de Compliance y el Gerente de Riesgos y Compliance que son los encargados de la tarea PLAyFT
2) Las celdas de control supervisor se encuentran bloqueadas para que solo puedan ser editadas por el supervisor del área.
En esta planilla quedará asentada la descripción del perfil del cliente, la documentación respaldatoria presentada por el mismo y la conclusión arribada en cada caso. Todas las conclusiones derivadas del análisis de alertas son validadas por el Comité PLAyFT de la entidad.
V. CONTROL DE INTEGRIDAD
El Gerente de Riesgos y Compliance controlará las operaciones volcadas en la Planilla de Administración de Alertas descripta en el punto IV, contra el reporte automático de información mencionado en el punto II, a efectos de corroborar y validar que todas las alertas hayan sido debidamente contempladas. En la Planilla de Administración de Alertas quedará evidencia de este control en una celda protegida para uso específico del Gerente del área.
VI. RESGUARDO DE DOCUMENTACIÓN
La documentación soporte analizada en el marco de cada alerta, se conservará en formato digital en una carpeta del servidor con acceso limitado al personal de la Gerencia de Riesgos y Compliance encargada de las tareas PLAyFT.
7. Gobierno Corporativo
7.1 Comité de PLA/FT
El Comité de PLA/FT será el cuerpo orgánico que asistirá al Oficial de Cumplimiento de la Entidad en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento al terrorismo.
La presidencia del Comité estará ejercida por el director responsable de Prevención del Lavado de Dinero designado oportunamente por el Directorio.
La coordinación del Comité será ejercida por el Gerente de Riesgos y Compliance con la asistencia del área de Cumplimiento Normativo – PLA/FT.
A fin de cumplir con su objetivo de control y prevención, el Comité asume las siguientes responsabilidades:
1. Tratar todos los temas referidos a la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo con el objetivo de asistir al Oficial de Cumplimiento
2. Planificar, coordinar y velar por el cumplimiento de las políticas que en la materia establezca y haya aprobado el Directorio.
3. Marcar políticas de actuación, revisando continuamente su grado de avance.
4. Recibir, analizar y reportar operaciones inusuales y/o sospechosas de conformidad con el procedimiento establecido en las normas internas de la Compañía.
5. Denunciar ante las autoridades competentes, operaciones que resulten inusuales o sospechosas, o bien tomar la decisión de desestimarlas, cuando así se lo requiera.
6. Asignar funciones a las diferentes áreas implicadas.
7. Establecer el régimen de sanciones para el personal de la Compañía
Periodicidad de la reunión
El Comité se reunirá trimestralmente. No obstante, también podrá reunirse en forma extraordinaria y fuera de la periodicidad estipulada, para el análisis de operaciones sospechosas y puntuales, para determinar si las mismas deben ser o no denunciadas a los organismos de supervisión correspondientes.
Aprobación – Quórum
El quórum mínimo se alcanza con la presencia de dos tercios de los miembros del Comité. Las aprobaciones se establecen por mayoría simple de los miembros presentes. En caso de empate la resolución final la define el Oficial de Cumplimiento.
El miembro invitado, Gerente del área de Cumplimiento Normativo – P-LA/ FT, no forma parte del quórum mínimo requerido ni tiene voto en las resoluciones que establece el Comité.
Registraciones de Actas
El Coordinador del Comité, con la asistencia del área de Cumplimiento Normativo – PLA /FT., labrará un acta donde consten los temas del orden del día y las resoluciones a las que se arriben, dejándose constancia inicialmente de los miembros presentes.
Las actas serán transcriptas a un libro especial habilitado a tal efecto. Periódicamente, se enviarán las actas a Servicios Jurídicos quien se encargará que el Directorio tome conocimiento de las mismas.
7.2 Oficial de Cumplimiento
El Oficial de Cumplimiento tendrá las funciones que se enumeran en el artículo 12 de
la Resolución 14/2023, dentro de las cuales se encuentran:
a) Proponer al órgano de administración o máxima autoridad del Sujeto Obligado las
políticas, procedimientos y controles para administrar y mitigar los riesgos de LA/FT.
b) Elaborar y revisar el informe técnico de autoevaluación de riesgos y su metodología.
c) Elaborar el manual de prevención de LA/FT y coordinar los trámites para su debida
aprobación.
d) Implementar las políticas, procedimientos y controles dispuestos en el Sistema de
Prevención de LA/FT para su correcto funcionamiento.
e) Aprobar el inicio de las relaciones comerciales con los clientes de alto riesgo y con
las PEPs extranjeras, manteniendo un registro de cada una de estas categorías de
clientes.
f) Aprobar la continuidad de la relación comercial con los clientes existentes que sean recalificados como de alto riesgo o como PEPs extranjera.
g) Atender los requerimientos de información solicitados por la UIF, el BCRA, y otras
autoridades competentes en materia de prevención de LA/FT.
h) Revisar de forma permanente el correo electrónico registrado ante la UIF.
i) Tener en consideración las directivas, instrucciones, comunicaciones y
diseminaciones efectuadas por las autoridades competentes respecto de las
jurisdicciones bajo monitoreo intensificado o jurisdicciones identificadas como de alto
riesgo sujetas a un llamado a la acción del GAFI.
j) Tener en consideración las guías, mejores prácticas, documentos de retroalimentación y capacitaciones comunicadas por la UIF.
k) Elaborar, implementar y actualizar el plan de capacitación; y llevar un registro de
control acerca del nivel de cumplimiento del plan de capacitación impartido.
l) Informar a todos los directores, gerentes, empleados y colaboradores del Sujeto Obligado sobre los cambios en la normativa regulatoria de prevención de LA/FT.
m) Controlar de forma permanente el Registro Público de Personas y Entidades
vinculadas a actos de Terrorismo y su Financiamiento (RePET) previsto en el Decreto
N° 918/12 y/o aquellos que lo modifiquen, complementen o sustituyan, en relación a sus candidatos a clientes, clientes, beneficiarios finales y destinatarios de transferencias internacionales y adoptar, sin demora, las medidas requeridas por la Resolución UIF N° 29/13 o aquellas que la modifiquen, complementen o sustituyan.
n) Analizar y registrar todas las Operaciones Inusuales. Llevar un registro de aquellas
Operaciones Inusuales que, luego del análisis respectivo documentado, no hayan sido
determinadas como Operaciones Sospechosas.
ñ) Evaluar las operaciones y, en su caso, calificarlas como Sospechosas y reportarlas
a la UIF, manteniendo el deber de reserva.
o) Proponer su plan anual de trabajo y realizar informes sobre su gestión;
presentándolos al órgano de administración o máxima autoridad del Sujeto Obligado.
p) Conservar adecuadamente los documentos relacionados al Sistema de Prevención
de LA/FT.
q) Actuar como interlocutor del Sujeto Obligado ante la UIF y otras autoridades regulatorias en los temas relacionados a su función.
r) Formular los Reportes Sistemáticos correspondientes.
s) Notificar debidamente al órgano de administración o máxima autoridad del Sujeto Obligado sobre los resultados de la evaluación de efectividad del Sistema de Prevención de LA/FT, efectuada por el revisor externo independiente y la auditoría interna.
t) Proponer un plan de regularización debidamente documentado y fundado, al órgano
de administración o máxima autoridad del Sujeto Obligado, en relación a todas las debilidades o deficiencias identificadas en los informes respecto de la evaluación del
Sistema de Prevención de LA/FT, efectuados por la auditoría interna y por el revisor
externo independiente. Una vez aprobado el plan mencionado deberá implementarlo.
u) Mantener informado al órgano de administración o máxima autoridad en relación al
cumplimiento en término del plan de regularización al que se refiere el inciso anterior.
7.3 Directorio
a) Designar a un Oficial de Cumplimiento titular y un suplente, con las características, responsabilidades y atribuciones que establece la normativa vigente.
b) Aprobar el informe técnico de autoevaluación de riesgos, su metodología y sus
actualizaciones.
c) Entender y tomar en cuenta los riesgos de LA/FT al establecer sus objetivos
comerciales.
d) Aprobar y revisar las políticas, procedimientos y controles para la identificación,
evaluación, monitoreo, administración y mitigación de los riesgos de LA/FT.
e) Aprobar el manual de prevención de LA/FT y el Código de Conducta, así como
sus actualizaciones.
f) Considerar el tamaño del Sujeto Obligado y la complejidad de sus operaciones
y/o productos y/o servicios, a los fines de proveer los recursos humanos, tecnológicos, de infraestructura y otros, necesarios para el adecuado cumplimiento
de las funciones y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento.
g) Aprobar el plan anual de trabajo y los informes de gestión del Oficial de
Cumplimiento.
h) Aprobar el plan de capacitación propuesto por el Oficial de Cumplimiento y sus
actualizaciones.
i) Aprobar el plan de regularización de todas las debilidades o deficiencias identificadas en los informes de evaluación del Sistema de Prevención de LA/FT,
efectuados por la auditoría interna y por el revisor externo independiente.
j) Revisar de manera continua el funcionamiento del Sistema de Prevención de LA/FT, asignando los recursos necesarios para su correcto funcionamiento.
k) Aprobar la dependencia de terceros (Sujetos Obligados en los términos enumerados en el artículo 20 de la Ley N° 25.246 y sus modificatorias).
l) Aprobar los acuerdos de reciprocidad celebrados entre Sujetos Obligados, en
los términos enumerados en el artículo 20 de la Ley N° 25.246 y sus
modificatorias, que integren un mismo grupo, que le permitan compartir legajos de
clientes.
n) Aprobar la creación del Comité de Prevención de LA/FT.
8. Capacitación
El Gerente de Riesgos y Compliance, en el marco de las tareas delegadas por el Oficial de PLA/FT, coordinará los programas de formación con el área de Cumplimiento Normativo – PLA/FT y el área de Formación de Recursos Humanos que le permitirán a todos los integrantes de la organización, estar permanentemente actualizados sobre la problemática de este tema y los mecanismos para prevenir hechos u operaciones que puedan estar relacionados con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
La Compañía diseña e implementa políticas de capacitación formalizadas a través de procedimientos de entrenamiento y actualización continuos en la materia. Los mismos consideran la naturaleza de las tareas desarrolladas por cada colectivo de empleados y se dictan bajo dos modalidades diferentes: a distancia (e-learning) y presencial, según el tipo de conocimiento a transmitir o colectivo involucrado.
Anualmente el Comité de PLD y FT aprobará el Plan de Comunicación y Formación en materia de PLD y FT del año en curso. Todo el personal será incluido en la política de capacitación establecida en la Política PLA/FT, a efectos de asegurar que todos los empleados de la entidad cuenten con los conocimientos necesarios en materia PLA/FT, de acuerdo al nivel de gestión del riesgo que tengan en cada una de sus funciones.
El Plan de Capacitación anual tendrá como prioridad la inclusión del enfoque basado en riesgos y será tratado y aprobado anualmente por el Comité PLA/FT y luego ratificado por el Directorio de la Entidad.
El Oficial de Cumplimiento titular y suplente, el máximo responsable de PLA/FT de la Compañía y los empleados y colaboradores del área de PLA/FT a su cargo serán objeto de planes especiales de capacitación, de mayor profundidad y con contenidos especialmente ajustados a la función, que serán determinados por el Comité PLA/FT.
Los nuevos empleados que ingresen a trabajar a la entidad, serán capacitados en materia PLA/FT dentro de los 60 días siguientes a la fecha de ingreso.
9. Evaluación del Sistema de PLA/FT
El artículo 19 de la Resolución UIF N° 14/2023 establece la obligatoriedad de implementación de auditorías periódicas que se deberán llevar a cabo en dos niveles:
a. Revisión externa Independiente del Sistema de Prevención LA/FT
b. Auditoría Interna: el área de Auditoria Interna deberá contemplar, en su planificación anual, la revisión de los procedimientos y las rutinas de control interno referidas a los procesos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. En función al contrato mencionado, el área de Cumplimiento Normativo PLA/FT asistirá a la Compañía en la atención de las auditorías internas, externas y diferentes inspecciones.
Los informes que emitan las auditorías serán comunicados al Comité PLA/FT para su debido tratamiento y gestión de las observaciones o deficiencias que se deban regularizar.
10. Recursos Humanos
La entidad cuenta con un sistema de selección de personal que asegura normas estrictas de Prevención de Lavado de Dinero en lo referente a la contratación de sus empleados.
Controles listas de terroristas
Previo a la incorporación de un empleado a la nómina, el sector de Recursos Humanos procederá a verificar si los futuros empleados se encuentran incluidos en listas de terroristas accediendo a la página del Ministerio de Justicia (https://repet.jus.gob.ar) ingresando el nombre y apellido del individuo.
Si de dichos controles no surgen coincidencias, o sea el individuo no se encuentra incluido en las listas de terroristas, se deberá imprimir la pantalla como constancia, la misma se guardará en el legajo y se efectuará el alta del empleado.
En caso en que se produzcan coincidencias, también se imprimirá la pantalla como constancia y se enviará al área de Cumplimiento Normativo – PLA/ FT para que se efectúe el análisis pertinente.
Del análisis pueden surgir dos situaciones:
Constatación del caso: se realizará la denuncia a la UIF y se informará a Recursos Humanos, quién no deberá realizar el ingreso del individuo en la nómina de la entidad.
Desestimación del caso: el área de Cumplimiento Normativo – PLA/ FT notificará al sector Recursos Humanos quién procederá a dar de alta como empleado al individuo.
DDJJ PEP
Cada persona que ingresa como empleado debe integrar el Formulario de Declaración Jurada PEP al momento del alta a fines de declarar si es o no persona expuesta políticamente según lo exige la Resolución UIF 35/2023 o sus modificatorias. En el caso de empleados ya contratados y antes el supuesto que se detecten situaciones en la que los empleados se encuentren involucrados en operaciones sospechosas o que atenten contra los principios y valores definidos por la compañía, se procederá a reportar tales circunstancias al Comité de PLA/FT que analizará el caso, a fin que se adopten las medidas y/o sanciones correspondientes.
Monitoreo de Comportamiento de empleados
Como procedimiento para garantizar razonablemente la integridad de directivos, gerentes, empleados y colaboradores, y a los efectos de cumplimentar periódicamente un monitoreo de sus comportamientos, cada empleado que tuviera personal a cargo, deberá completar semestralmente un cuestionario conteniendo una serie de preguntas a contestar por el correspondiente jefe/supervisor sobre el conocimiento que pueda tener respecto de cada uno de los empleados bajo su supervisión.
El mismo, completado y firmado, será remitido al área de Recursos Humanos para su
evaluación y archivo, en caso de no contener respuestas que refieran hechos que pudieran dar lugar a análisis específicos. En caso contrario, el caso será sometido a consideración del órgano disciplinario pertinente para su evaluación, eventual reporte y sanción.
Aprobación:
Los funcionarios que a continuación se detallan, en su carácter de miembros de la Gerencia, aprueban y emiten el presente procedimiento: